Zpracování osobních údajů

INFORMAČNÍ MEMORANDUM
OHLEDNĚ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Kdo je správcem?
1. Společnost JAD Productions, s.r.o., se sídlem Praha 2, Záhřebská 23, PSČ: 120 00, IČ: 247 44 743, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 170742 (Správce, případně pro označení společnosti JAD Productions s.r.o. jakožto Správce, používáme výraz „my“).
2. Společnost JAD Productions s.r.o., prostřednictvím své divize označované jako JAD People působí, mimo jiné, jako castingová a umělecká agentura, která z pojmové definice této činnosti vede databázi doposud veřejně neznámých osob, které projeví zájem účastnit se zvukových, zvukově-obrazových a fotografických záznamů (zejména konkurzů a castingů na účinkování v reklamě, filmu a pod.). Právní předpisy označují takové osoby pojmem subjekt údajů – my Vás, jakožto subjekt údajů budeme dále v textu označovat výrazem „Vy“.
3. V případě, že projevíte zájem o naše služby v oblasti castingu, budeme pro Vás na základě smluvního vztahu uzavřeného mezi námi vykonává činnost směřující k tomu, abyste se dozvěděli o castingu/konkursu pořádaném třetím subjektem – pořadatelem, pro který splňujete požadavky stanovené pořadatelem (např. konkurs na obsazení role dívky – blondýny, ve věku 16 let). V konkrétních případech Vám můžeme poskytovat rovněž další administrativní podporu, zejména v situaci, kdy v konkursu uspějete a zprostředkováváme komunikaci mezi Vámi a danou produkcí. Pokud požadavky splňujete, prostřednictvím Vámi zvoleného kontaktního údaje Vás o castingu/konkurzu informujeme. V případě, že o účast na daném castingu/konkurzu projevíte zájem, zašleme pořadateli Vaše fotografie s uvedením Vašeho jména a příjmení a roku narození (v některých případech může pořadatel toto první kolo vypustit). Pokud pořadatele zaujmete, pozve Vás k osobní účast do dalšího kola. Přímo u pořadatele vyplňujete tzv. casting list, v němž uvádíte své osobní údaje a jejichž zpracovatel se stává přímo pořadatel.
Jaké osobní údaje zpracováváme?
1. Pro splnění našich smluvních povinností, ke kterým jsme se ve vztahu k Vám zavázali potřebujeme a zpracováváme zejména následující údaje:
2. Abychom Vám mohli zasílat informace o relevantních konkursech, potřebujeme rovněž znát následující údaje o Vás – a to z důvodu, že požadavky od pořadatelů konkursů dostáváme v obdobném formátu (štíhlá vysoká bruneta ve věku 21 let, apod):
3. Zejména pokud v konkursu uspějete, potřebujeme pořadateli či následně produkci pro přípravu kostýmu sdělit Vaše:
4. Pro jiné účely Vaše osobní údaje nevyužíváme.
Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?
1. Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme za účelem:
2. Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme vždy pouze v rozsahu nezbytném k naplnění uvedených účelů.
Jak byly osobní údaje získány?
1. Osobní údaje jsou získány přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo uzavřených smluv. Výjimečně můžeme získat některé údaje přímo od pořadatele castingu/ produkce, za předpokladu, že tyto údaje byly těmto subjektům poskytnuty Vámi.
Budeme předávat Vaše osobní údaje někomu dalšímu?
1. Vaše osobní údaje nepředáváme třetím osobám, s výjimkou informací uvedených v čl. 1.3 výše, které předáváme pořadateli castingu/konkurzu či produkci v případě, Vašeho obsazení. Osobní údaje nepředáváme k dalšímu zpracování pro nás. K některým Vašim osobním údajům může mít přístup zejména odpovědný pracovník finančního oddělení či účetní – a to v rozsahu nezbytném pro zaslání Vašeho honoráře na bankovní účet. V případě potřeby, musíme osobní údaje v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, např. správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení apod.
2. Vaše osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.
Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?
1. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou k dosažení účelu zpracování.
2. Obecně je dobou nezbytnou k dosažení účelu zpracování osobních údajů doba trvání smluvního vztahu mezi námi. Po jeho skončení pak jen po dobu nezbytnou pro (ii) vypořádání vzájemných práv a povinností a (ii) pro plnění zákonných povinností, vždy jen v rozsahu nezbytném. Např. údaje potřebné pro daňové a fakturační povinnosti budeme uchovávat zpravidla pět let počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti. Osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění našich oprávněných zájmů, budou uchovávány maximálně po dobu tří let od konce smluvního vztahu mezi námi.
Kde budeme osobní údaje zpracovávat
1. Záhřebská 23, PSČ: 120 00 Praha 2, Česká republika.
Prostředky a způsob zpracování osobních údajů
1. Při zpracování osobních údajů volíme prostředky, které jsou přiměřené z hlediska účelu zpracování. Postupujeme tak, abyste neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti. Dbáme na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života.
2. Osobní údaje zpracováváme především v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem. V listinné podobě archivujeme podepsanou smlouvu.
3. Osobní údaje jsou uloženy na firemním serveru, zakódovaných počítačích/noteboocích a telefonu. K Vašim údajům má přístup pouze náš zaměstnanec/spolupracovník (proškolený v oblasti zpracování osobních údajů), a to který přístup k Vašim osobním údajům potřebuje pro plnění zákonných či smluvních povinností. Oprávněná osoba se přihlašuje unikátním osobním přihlašovacím heslem.
4. Přijali jsme interní pravidla správy osobních údajů. Naše bezpečnostní infrastruktura je pravidelně revidována externím dodavatelem.
Jaká jsou Vaše práva jak je můžete uplatnit
1. Děláme vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete kdykoli u nás uplatnit.
2. Jednotlivá práva můžete uplatnit požadavkem nám zaslaným na adresu Záhřebská 23, PSČ: 120 00 Praha 2, Česká republika nebo na e-mailovou adresu: [info@jadpro.cz].
3. Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
4. Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů vás budeme informovat.
5. Jste oprávněn/a od nás požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
6. Pokud bychom chtěli Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytneme Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
7. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
8. Jste oprávněn/a od nás požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
9. Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od nás požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
10. V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Osobní údaje mažeme po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na nás se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
11. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že např. překračujeme výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracováváme, můžete podat žádost, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné a smluvní důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni. V některých případech totiž budeme oprávněni (a leckdy i povinni) přes Vaši žádost Vaše osobní údaje zpracovávat dál.
12. Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
13. Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
14. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování. Nicméně, dovolujeme si Vás informovat, že Vaše osobní údaje automaticky nevyhodnocujeme ani nevyužíváme k profilaci automatického rozhodování v oblasti marketingových aktivit.
15. Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

INFORMAČNÍ MEMORANDUM OHLEDNĚ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Kdo je správcem?

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

Jak byly osobní údaje získány?

Budeme předávat Vaše osobní údaje někomu dalšímu?

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Kde budeme osobní údaje zpracovávat

Prostředky a způsob zpracování osobních údajů

Jaká jsou Vaše práva jak je můžete uplatnit

INFORMAČNÍ MEMORANDUM
OHLEDNĚ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ